چگونه نامه بنویسیم

همچنین مشاهده کنید: اشتباهات رایج در نوشتن

پدربزرگ و مادربزرگ و مادربزرگ ما دائماً نامه می نوشتند: به دوستان و خانواده هایشان ، به مدیر بانک ، برای ابراز تسلیت ، شکایت ، دعوت کسی برای ملاقات ، قبول دعوت و تشکر از مردم برای مهمان نوازی یا هدیه ها.

امروزه ما نیازی به نوشتن نامه ها زیاد نداریم و این یک هنر در حال مرگ است. ایمیل ، فیس بوک ، توییتر و پیام رسانی فوری به این معنی است که ما می توانیم همیشه در تماس باشیم. با این وجود هنوز مواقعی وجود دارد که نوشتن نامه مناسب است و خوب است بدانید چه زمانی و چگونه یک نامه بنویسید.

این صفحه انواع مختلف نامه ها ، از غیررسمی تا رسمی و نحوه نوشتن هر یک را توضیح می دهد. در این صفحه ، ما در مورد نوشتن نامه هایی هستیم که از طریق پست ارسال می شوند - نامه حلزون - نه از طریق ایمیل. بیشتر نامه های توصیف شده در این صفحه هرگز نباید از طریق ایمیل ارسال شوند. تنها استثنا برای یک برنامه شغلی است ، جایی که شما باید نامه رسمی را به یک ایمیل پوشش دهید.




ساختار کلی یک نامه

یک نامه رسمی دارای یک ساختار استاندارد است:


آدرس کامل شما

تاریخ نامه

نام شخصی که برای او می نویسید
آدرس پستی کامل آنها


عزیز [نام گیرنده] ،

موضوع نامه

متن نامه




ارادتمند شما،

[وارد این فضا شوید]

[نام کامل شما] ([عنوان شما: آقای ، خانم ، خانم])


اگر نامه غیر رسمی می نویسید ، ممکن است نام و آدرس گیرنده را حذف کنید ، و همچنین می توانید آن را غیررسمی تر از سیستم خارج کنید: با عشق '، یا ' با بهترین آرزوها '، به جای 'با احترام صادقانه' ، و فقط با نام کوچک خود را امضا کنید ، نام خانوادگی و عنوان خود را حذف کنید.



فرم های امضای نامه بسته به نوع آدرس شما متفاوت است. قانون این است که اگر به آن پرداختید آقای محترم '، سپس 'Yours صادقانه' را خاموش می کنید ، و اگر شخص را با نام خود خطاب قرار داده اید ، 'Yours صادقانه' را از سیستم خارج می کنید.

اگر نام شخصی را که برای او می نویسید نمی دانید چه می کنید؟

این ممکن است بوجود بیاید ، به عنوان مثال ، اگر می خواهید نامه یا شکایتی را به یک شرکت ارسال کنید ، و به شما گفته شده است ' فقط آن را به بخش خدمات مشتری ارسال کنید '



گزینه های شما عبارتند از:

  • نامه را با Start شروع کنید به افراد و مسوولین مربوطه ' این احساس خیلی شخصی نیست ، اما با آنچه به شما گفته شده متناسب است.

  • نامه را به آدرس شرکت به ‘رئیس خدمات مشتری’ آدرس دهید ، سپس از use استفاده کنید آقای محترم ' ' آقای محترم وقتی شما نام شخص را نمی دانید از نظر فنی فرم صحیحی است اما بسیاری از افراد ترجیح می دهند ‘ آقا یا خانم عزیز '



  • نام شخصی را که ریاست آن بخش را بر عهده دارد ، گوگل کنید و از نام وی استفاده کنید. اگر در حال نوشتن نامه به یک شرکت بزرگ هستید ، این اطلاعات باید در دسترس عموم باشد و هیچ بهانه ای برای پیدا نکردن و استفاده از آن وجود ندارد. اگر این شرکت نام شخصی را که مسئول خدمات مشتری است پنهان کند ، ارسال شکایت خود به مدیر عامل کاملاً منطقی به نظر می رسد.

چرا این مهم است؟ زیرا نامه هایی که شخصاً مورد خطاب قرار می گیرند سریعتر عبور می کنند و همچنین مورد توجه بیشتری قرار می گیرند.

تنها استثنا این است که اگر شما در حال نوشتن به سردبیر روزنامه ، در این حالت شما همیشه می نویسید 'عزیز آقا'. فرم مورد استفاده در پاکت نامه 'ویراستار' است ، سپس نام و آدرس روزنامه است.



هشدار درباره عناوین غیرمعمول


عناوین «آقا» و «دام» با نام کوچک است. بنابراین شما نامه ها را به شوالیه ها و نام های 'Sir John / Dame Nellie عزیز' و نه 'Sir Smith / Dame Melba عزیز' خطاب می کنید.

به همتایان ، با عنوان و نام خانوادگی خطاب می شود: 'عزیز لرد جنکینز'.

زبان بدن و لحن صدا

اگر شک دارید ، وب سایت را بررسی کنید یا با دفتر شخصی که برای او نامه می نویسید تماس بگیرید و نحوه برخورد با آنها را بپرسید.


به عنوان یک قاعده کلی ، شما باید نامه های تجاری را تایپ و چاپ کنید ، و نامه های شخصی را با دست بنویسید. اگر دست نوشتید ، از جوهر آبی یا سیاه استفاده کنید.

اگر فکر می کنید می توانید به جای نامه ایمیل ارسال کنید ، از ساختار رسمی کامل استفاده نکنید. فقط ایمیل خود را با عنوان 'آقای عزیز [نام]' و سپس متنی که می خواهید ارسال کنید ، شروع کنید و سپس 'با احترام ، [نام کامل شما]'.


انواع خاصی از نامه ها: موارد خاص

دعوت نامه های رسمی

دعوت نامه های عروسی یا دعوت از مراسم بسیار رسمی مانند مهمانی باغ در کاخ باکینگهام یا کاخ سفید به صورت سوم شخص نوشته می شود:


آقا و خانم جان اسمیت

درخواست لذت شرکت

خانم دلیله گرین + مهمان

در عروسی دخترشان ماریا با آقای جورج جونز

روز شنبه 25 ژوئیه ساعت 12 ظهر در خانه جاکوبی ، تونبریج ولز ، کنت.

RSVP


RSVP مخفف 'Respondez، s'il vous plait' است که در فرانسه به معنای 'لطفا پاسخ دهید' است. انجام چنین کاری بسیار بی ادبانه است ، حتی اگر توانایی حضور در آن را ندارید. روش صحیح پاسخ با نامه دست نویس ، به همان شکل سوم شخص است:

خانم دلیله گرین از آقای و خانم جان اسمیت برای دعوت مهربانانه شان به عروسی دخترشان ماریا با آقای جورج جونز در روز شنبه 25 ژوئیه ساعت 12 ظهر ، در Jacoby House ، تونبریج ولز ، کنت تشکر می کند. او از حضور در آن خوشحال خواهد شد. خانم گرین را آقای جیمز وایت همراهی می کند.

فرم دعوت را کپی کنید ، تا میزبانان شما بدانند که شما به درستی فهمیده اید کجا قرار است باشید و چه موقع باشید. اگر در دعوت شما آمده است «+ مهمان» ، اگر میزبان خود را با گفتن نام مهمان خود به پایان برسانید ، به میزبانان کمک می کند تا در صورت تمایل بتوانند آن را در برنامه میز قرار دهند.

اگر نمی توانید شرکت کنید ، باید چیزی مانند این را بگویید:

' او ابراز تأسف می کند که به دلیل نامزدی قبلی قادر به حضور در آن نخواهد بود '

از شخصی به دلیل مهمان نوازی یا هدیه خود تشکر می کنم

واقعاً مهم نیست که شما و دوستانتان برای تشکر رسمی از ما 'وارد' می شوید. هیچ کس شناخته نشده است که نامه ای از او بخاطر میزبانی شما برای آخر هفته یا عروسی یا هدیه آزرده شود.

بسیاری از مردم از عدم تشکر رسمی رنجیده اند و این ممکن است بر شانس دریافت دعوت نامه های بعدی تأثیر بگذارد. فقط یکی را ارسال کنید ، حتی اگر فقط کارت باشد. ایمیل یا پیامک نکنید یا این یکسان نیست و میزبان شما ممکن است آزرده خاطر شود.

هرگز یک نامه تشکر شخصی بنویسید. باید دست نوشته شود ، هرچند دست نوشته شما وحشتناک است. به طور معمول ، تشکر از مهمان نوازی همیشه به میزبان پرداخت می شد. با این حال ، امروزه به احتمال زیاد میزبان در سازمان سهم بزرگی داشته است ، بنابراین بسیاری از افراد ترجیح می دهند برای هر دو نامه بنویسند.

فرم نامه به شرح زیر است:



نشانی شما

تاریخ امروز
عزیز [نام] ،

خیلی ممنون از اینکه ما را برای تعطیلات آخر هفته گذشته دعوت کردید / ما را به عروسی جمیما / هدیه سخاوتمندانه خود دعوت کردید.

شامل یک یا دو جمله شخصی باشید که توضیح می دهد این مناسبت یا هدیه برای شما چقدر معنی داشته است. همچنین می توانید برای مناسبت هایی مانند عروسی یا مهمانی ابراز امیدواری کنید که میزبانان نیز از خود لذت ببرند و از استرس سازماندهی آن رهایی پیدا کرده باشند.

با یک جمله کوتاه از سیستم خارج شوید و منتظر دیدن دوباره آنها به زودی هستید و مجدداً تشکر می کنید.
[با احترام / با عشق]

[اسم شما]


اگر مردم را به خوبی نمی شناسید ، و به 'آقای و خانم [نام]' نامه نوشته اید ، همانطور که ممکن است در مورد عروسی یک دوست رخ دهد ، شما باید 'با احترام ، [نام کامل خود]' یا اگر می خواهید رسمیت کمتری داشته باشید ، با چیزی پایان دهید مانند 'با تشکر مجدد و بهترین آرزوها ، [نام شما]'.

با این حال ، اگر در حال نوشتن نامه برای یک دوست صمیمی هستید ، می توانید هر طور که مایل هستید از سیستم خارج شوید: 'با عشق زیاد' یا 'عشق به همه شما' ، به عنوان مثال ، فقط با نام کوچک خود دنبال کنید.

شما نیازی به پاسخ دادن به نامه ای ندارید که تشکر می کند.

تشکر از شخصی در محل کار

ممکن است لازم باشد گاهی اوقات بخاطر چیزی در محل کار از مردم تشکر کنید.

به عنوان مثال ، اگر یک کنفرانس یا سمینار ترتیب داده اید ، همیشه باید از سخنرانان تشکر کنید که وقت خود را صرف کردند. اگر مدتی را صرف سایه زدن به شخصی کرده اید ، نوشتن یک تشکر برای وقت گذاشتن از وی به جای ارسال ایمیل فقط یک حرکت خوب است.

در چنین مواردی ، یک نامه تایپ شده کاملاً قابل قبول است ، اگرچه همیشه باید آن را با دست امضا کنید. اگر در سازمان نسبتاً جوان تر هستید ، گرفتن نامه با امضای شخص ارشد مسئول کنفرانس معمول است: مدیر یا مدیر عامل در صورت لزوم.

چرا نامه پستی ارسال می کنید؟ این نشان می دهد که شما آماده اید که وقت و پول خود را برای تشکر از شخصی صرف کنید ، بنابراین این یک حرکت بیشتر از یک ایمیل است.

نحوه آدرس دهی به شخص بستگی به این دارد که وقتی قبلاً در تماس بوده اید به طور رسمی یا غیر رسمی او را مخاطب قرار داده اید. اگر آنها را با نام کوچک خطاب کرده اید ، باید همان کار را انجام دهید.

شکل این نامه ها:



آدرس کامل کسب و کار سازمان شما
یا از کاغذ سر استفاده کنید

تاریخ امروز
تاریخ نام کامل مخاطب شما

آدرس کامل تجارت مخاطب شما

آقای جونز عزیز / آلن ،

بسیار سپاسگزارم که جمعه گذشته وقت خود را برای سخنرانی در رویداد 'توسعه یک سبک گفتاری عالی' ما صرف کردید. مخاطبان از جلسه شما بسیار لذت بردند و امیدواریم که به زودی از دیدن دوباره شما لذت ببریم.

شما می توانید یک نظر نوشتاری را در اینجا وارد کنید ، مخصوصاً اگر جلسه به خصوص خوب بود ، یا اگر شخصاً گیرنده را می شناسید ، و همچنین 'با احترام ارادتمند شما' را به صورت دستی بنویسید. از توجه شخصی قدردانی خواهد شد.
ارادتمند شما،


[نام خود را امضا کنید]


[اسم شما]


یک نامه نامه برای یک درخواست کار یک مورد خاص است که در صفحه ما پوشش داده شده است نوشتن نامه جلدي .


قانون نوشتن نامه از انگشت شست

اگر تردید دارید که آیا لازم است نامه ای برای تشکر از شخصی بنویسید یا برای دعوت نامه پاسخ دهید ، دو چیز وجود دارد که باید بپرسید:

  1. آیا لازم است نوعی پیام ارسال کنم؟ اگر پاسخ مثبت است ، به عنوان مثال ، به یک دعوت نامه ، پس باید بین نامه یا ایمیل تصمیم بگیرید.
  2. آیا اگر نامه ای ارسال نکنم ، گیرنده (غیر) دلخور می شود؟

به یاد داشته باشید که هیچ کس از نامه تشکرآمیز مودبانه آزرده نشده است. افراد زیادی به دلیل نبود نامه تشکرآمیز پس از مهمان نوازی ، ارتباط خود را با دوستان سابق قطع کرده اند.

ممکن است فکر کنید احمقانه است ، اما وقت کافی برای ارسال یک یادداشت کوتاه هم ندارید!

ادامه به:
نحوه نوشتن نامه پوشش
اشتباهات رایج در نوشتن